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Über die Zukunft des betrieblichen Datenmanagements

05.12.2015

einfach. effizient. bietet einfache und effiziente Lösungen für die Optimierung der Arbeit in Büro und Verwaltung. Im Unterschied zu anderen gehen wir den Dingen auf den Grund und lösen Probleme bei der Arbeit mit Informationen an der Wurzel.

Früher, als die Welt noch langsam, räumlich gebunden und ineffzient war, wurden wichtige Dokumente in Ordnern und Schränken aufbewahrt. Von Zeit zu Zeit musste ein neuer Ordner angelegt und beschriftet werden. Und wenn der Schrank einmal voll war, wurden die ältesten Ordner entsorgt.

Mit den Computern kamen gänzlich neue Möglichkeiten und mit ihnen die Vision des papierlosen Büros. Die Dokumentenablage auf dem Computer war eine Sache von zwei bis drei Mausclicks und kostete kaum Zeit oder Geld. Mit der Leichtigkeit und der Ablösung platzraubender Schränke durch Dateiordner wurde es normal, jedes Dokument und jede Datei mitunter auch in mehreren Versionen abzuspeichern. Während früher nur Vertrag, Zeichnungen, Briefe und Rechnungen zu einem Auftrag aufbewahrt wurden, gibt es heute jeweils tausende unterschiedlicher Dokumente und mehr als zwei Dutzend elektronische Dokumentformate.

Damit stieg der betriebliche Datenbestand und mit ihm der benötigte Speicherplatz. In der Folge mussten größere und leistungsfähigere Server angeschafft werden. Zudem entstand das Problem, dass manche Dateien von mehreren Mitarbeitern in ihrer jeweiligen Ablage-Logik abgespeichert wurden. Die persönlichen Ordnungsstrukturen wuchsen mangels Kenntnis der zukünftigen Aufgaben mit der Zeit und jede Ordnerebene wurde irgendwann unübersichtlich. Ein Dritter konnte damit nichts anfangen, denn die Strukturierung folgte nicht mehr einer Auftragsnummern-, Firmen- oder Buchstabenlogik, sondern der spontanen Idee und zügigen Vergabe von Ordnernamen durch den jeweiligen Mitarbeiter.

Der nächste Schritt war die zentrale Datenhaltung und Anlage zentraler Dateiablagen und Baumstrukturen, um Redundanz zu vermeiden und Transparenz zu erhöhen. In zähen Verhandlungen wurden vollständige Standard-Strukturen festgelegt, unabhängig davon, ob sie im Einzelfall benötigt wurden. Diese waren mitunter ihrerseits redundant oder nicht eindeutig, so dass manches nicht dort landete, wo es hingehörte und von niemandem wiedergefunden wurde, der danach suchte. Und viel schlimmer: keiner konnte mehr sehen, wenn Dokumente NICHT vorhanden waren.

Findige Ingenieure suchten deshalb nach Lösungen, die immer größeren und unübersichtlichen Informationsberge zu beherrschen. So entstanden Verschlagwortung und Metasuchmaschinen. Diese durchsuchen die betrieblichen Datenberge auf der Suche nach bestimmten Wortkombinationen und bieten dem verzweifelten Mitarbeiter Dokumente mit der höchsten Trefferwahrscheinlichkeit an.

Wie wird es dann weitergehen, wenn uns zu einer Suche eintausend Treffer angezeigt werden, die wir in stundenlanger Recherche durchforsten müssen? Sicherlich wird es auch dann wieder ingenieursmäßig logische und kostspielige Folgelösungen geben. Und auch sie werden dem Versuch des Försters gleichen, dem Wildwuchs in seinem Wald mit einer Landkarte zu begegnen.

Will man das Problem an der Wurzel packen, muss man sich nur fragen, was wir heute anders machen als früher. Als aus Platz- und Kostengründen nur wichtige Dokumente in einer vorher vorgegebenen Logik archiviert wurden und die jeweils ältesten Bestände entsorgt wurden. Die Übersichtlichkeit ermöglichte den schnellen Zugriff sowie die Transparenz, wenn Ordner und damit wichtige Dokumente fehlten. Mit der Einführung der IT und der Möglichkeit, quasi kostenlos alles speichern zu können, haben wir diese Ordnungsregeln vergessen und dem räumlichen Pendant zum Parkinsonschen Gesetz die Türen geöffnet: und damit wird sich unsere Sammelwut so lange weiter ausdehnen, wie Speicherplatz zur Verfügung steht.

Eine einfache und effziente Lösung zur betrieblichen Datenhaltung wird deshalb notwendigerweise eine Rückbesinnung auf das wichtigste aller Ordnungsprinzipien der Menschheit umfassen: Die Beschränkung und gewissenhafte Beschriftung dessen, was aufbewahrt wird.

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