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Flexible Kapazitäten - Fit für die Arbeit der Zukunft

01.02.2017

Wenn wir privat mehr zu tun haben, als wir schaffen können, bitten wir unsere Familie oder Freunde um Hilfe, passen also unsere Kapazitäten an. In Firmen ist das anders. Es beginnt bei Handwerkern und Selbständigen: Sie freuen sich über jeden Auftrag, verteilen die Arbeit auf sich und ihre vorhandenen Mitarbeiter und erledigen eine Aufgabe nach der anderen. Das führt dann gerne mal zu mehrmonatigen Wartezeiten. In großen Firmen wird Überlast sogar zum Prinzip erhoben und nicht wenige Manager behaupten, dass ihre Mitarbeiter nur richtig "produktiv" seien, wenn sie zu 120% auslastet sind. Das kann so oder so nicht gut gehen, insbesondere in der Arbeitswelt der Zukunft.

Beginnen wir mit dem Fall, dass in einem beliebigen Zeitabschnitt die Aufgaben eines Mitarbeiters mehr als 100% seiner vorhandenen Zeit füllen. Das mag tatsächlich dazu führen, dass er ein wenig schneller arbeitet, aber alleine nach den Regeln der Physik bleibt am Ende ein Teil der Aufgaben unerledigt liegen. In Firmen erzeugen wir auf diese Weise Rückstand, mangelnde Termintreue und unzufriedene Kunden.

Im Netz finden sich viele Quellen*, die anhand der Poissonverteilung mathematisch nachweisen, dass bereits bei einer Auslastung von über 85% die Wartezeit sprunghaft ansteigt, wenn bei wiederkehrenden Tätigkeiten wie Warteschlangen an Kassen oder Passkontrollen neue Wartende in variierenden Abständen eintreffen. Heißt: bereits bei einer Auslastung zwischen 85% und 100% ist die Wahrscheinlichkeit sehr viel größer, dass sich die Warteschlange verlängert als dass sie sich durch Aufgabenerledigung abbaut.

Weitere Faktoren treten hinzu, die es angeraten sein lassen, mit unserer Auslastung vorsichtig umzugehen: Zum einen führt Rückstand dazu, dass oberflächlicher und weniger aufmerksam gearbeitet wird, was Fehler begünstigt, Nacharbeit erzeugt und die Menge wartender Arbeit weiter vergrößert. Außerdem sinkt mit steigender Zahl wartender Aufgaben die Transparenz über die jeweiligen Prioritäten, weshalb wir uns abstimmen und häufiger die Aufgaben wechseln müssen, was zusätzlichen Zeitverlust durch Multitasking bedingt. Im Ergebnis erzeugt Rückstand zusätzliche Arbeit, die bei vorsichtiger Vorgehensweise überhaupt nicht da wäre - ein Teufelskreis. Von Wartezeiten nachgelagerter Abteilungen, Eiltransporten und weiteren Folgekosten mal ganz abgesehen.

Zum anderen sind unsere Aufgaben in der Praxis vielfach nicht so gleichartig wie in der Mathematik unterstellt, sondern sehr vielfältig. D.h. zusätzlich zu den zeitlichen Überraschungen treten noch inhaltliche auf, die den Bedarf an Zeitpuffern weiter verstärken.

Wollen wir insgesamt rückstandsfrei, pünktlich und mit hoher Qualität arbeiten, sind wir gut beraten, nur 50% bis 80% und insgesamt desto weniger Zeit fest zu verplanen, je höher der mögliche Überraschungsgrad ist, mit dem neue oder andersartige Aufgaben auftreten. Sollte tatsächlich einmal Leerlauf entstehen, weil wir die Warteschlange unserer Aufgaben vollständig abgearbeitet haben, können wir uns selbst vertrauen, dass wir uns schon zu beschäftigen wissen, sei es mit neuen Ideen oder mit zwischenzeitlich eingetroffenen neuen Aufgaben. Oder wir erledigen nicht zeitkritische Studien- oder Verwaltungsarbeit bzw. gehen früher nach Hause. All das ist besser als Rückstand mit seinen toxischen Folgen.

In der Arbeitswelt der Zukunft werden wir uns vornehmlich mit vielfältiger Denkarbeit beschäftigen. Wir werden täglich davon überrascht werden, wer überhaupt etwas bei uns kauft und was er genau von uns will. Vielfach werden wir schneller sein müssen als unsere zunehmend globaleren Wettbewerber. Wir werden nicht unpünktlich sein können oder Aufträge unserer Kunden in die Zukunft verschieben können, ohne unsere Reputation zu gefährden. Insgesamt wird das ein hohes Maß an Flexibilität von uns verlangen. Deshalb ist es zwingend, dass wir Planstellen- und Abteilungsdenke über Bord werfen und uns Gedanken machen, wie wir im Fall schwankender Auftragseingänge und sich verändernder Kundenanforderungen unsere Kapazitäten variieren. In jedem Fall sind wir gut beraten, nicht unsere Arbeit um vorhandene Kapazitäten, sondern unsere Kapazitäten um die vorhandene Arbeit zu planen. Ganz so wie im Privatleben.

* Video zum Warteschlangenmodell.

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