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Lean Office und Lean Administration - die mehr als 7 Verschwendungsarten

09.10.2016

Überlegungen zum Thema Lean Office oder Lean Administration leiden in der Regel darunter, dass versucht wird, bekanntes Wissen und bekannte Methoden aus der Produktion in das Büroumfeld zu übertragen. Damit einher geht eine grundsätzlich falsche Weichenstellung: In der Produktion entstehen gleichartige physische Produkte in einer festgelegten Reihenfolge von beobachtbaren Arbeitsschritten oder Aufgaben, d.h. in einem grundsätzlich standardisierten Prozess.

Und so fokussieren auch die Überlegungen zum Lean Office regelmäßig darauf, Prozesse für Standardaufgaben ("Kreditorenbuchhaltung") zu optimieren oder Aufgaben mit erstmaliger Prozessdefinition einer erhofften Effizienzsteigerung zu unterziehen. Dabei dominieren außerhalb der Produktion Mischaufgaben, bestehend aus einem Wiederholanteil und meist kontext- oder kundenspezifischen Einmal-Anteilen, die eine abschließende Prozessdefinition erschweren. Bei der Bewältigung leisten wir Denkarbeit, die nicht beobachtbar, individuell und damit in den allermeisten Fällen überraschend ist. All das trägt maßgeblich zu der täglichen Vielfalt bei, die wir alle in unseren Büros, Praxen und Kanzleien erleben.

Entsprechend schwer fällt es, die Verschwendung in Büros und Verwaltungen zu ordnen. Das wird offensichtlich, wenn wir uns alle im Zusammenhang mit Lean Administration und Lean Office kursierenden Systematisierungen anschauen. Üblicherweise werden die 7 Verschwendungsarten aus der Produktion (dort: Überproduktion, Bestände, Fehler, Ungeeignete Prozesse, Bewegung, Transport, Warten) auf das Büroumfeld übertragen und überwiegend mit gut vorstellbaren Beispielen versehen (Motto: Bestände - "zu viel Büromaterial" oder "überfüllter e-mail-Eingang").

Da bisher keine der Definitionen die wesentlichen für Denkarbeit relevanten Verschwendungsformen enthält, wollen wir eine umfassende Klassifikation versuchen:


1. Überproduktion, Doppelarbeit
- keine klaren Verantwortlichkeiten / Rollen
- keine klaren Ziele / fehlende Führung oder mehrere Realitäten
- Entscheidungen in Frage stellen oder ignorieren
- E-Mail für Entscheidungen oder Diskussionen verwenden
- Medienbrüche und Doppelerfassungen
- fehlende Problemlösungsfähigkeit
- Multitasking


2. Bestände
- mehrere unübersichtliche Arbeitsvorräte / keine Transparenz über Prioritäten
- zu große E-Mail-Verteiler (erhöhen den Lesebestand beim Empfänger)
- Überaktivität der Mitarbeiter / Mitmischen
- Spezialisierung
- keine gemeinsame Ablagestruktur für Dokumente


3.Fehler (Ausschuss und Nacharbeit)
- Über- oder Unterqualifikation von Mitarbeitern
- keine Aufgabenklärung (fehlende Informationen / keine klaren Ziele)
- fehlende Hilfskultur / fehlende Führung
- kein Herzblut / fehlende Sorgfalt (keine Absicherung von Annahmen / intuitive Entscheidungen / keine Überprüfung der Arbeitsergebnisse)


4.Ungeeignete Arbeitsprozesse und –organisation
- keine Wiederverwendung bestehender Arbeitsergebnisse
- keine Tagesplanung
- Störungen
- keine Aufgabenklärung und -planung zu Beginn einer Aufgabe
- versteckte dezentrale Puffer
- kein Denken in Alternativen
- Prozessdefinition von Nicht-Standardaufgaben
- fehlende Standardisierung und Prozesse für Standardaufgaben
- namentliche Kapazitäts- und Aufgabenplanung


5. Bewegung
- zusammenarbeitende Teams sitzen nicht zusammen
- Reisetätigkeiten
- übermäßige Zerlegung von Aufgaben - Chefentscheidungen


6. Unnötiger Informationsfluss
- große e-mail-Verteiler
- nicht zielgerichtete Meetings
- schwätzen ("man müsste mal")
- Weitergabe von Aufgaben statt selber machen
- übermäßige Zerlegung von Aufgaben
- keine gemeinsame Ablagestruktur für Dokumente


7. Wartezeiten
- Fachspezialisierung oder hierarchische Spezialisierung / verdeckte Engpässe
- fehlende Kapazitätstransparenz und -flexibilität
- fehlende Dokumentation von Zwischenergebnissen
- keine vollständige Auftragsklärung / Vereinbarung von Lieferterminen
- kein full set bei Aufgabenstart
- übermäßige Zerlegung von Aufgaben
- zu geringe Rechnerleistung


Zugegeben, bei einigen Verschwendungsarten fällt die Zuordnung auf die gängigen Kategorien nicht leicht, manche wirken sich in mehr als einer Hinsicht nachteilig aus. Darüber hinaus gibt es aber auch Formen der Verschwendung, die sich überhaupt nicht zuordnen lassen, da sie in der Produktion schnell erkannt würden und deshalb keine Erwähnung finden:

- Vermeidung von Denkarbeit
- fehlende Kooperationsfähigkeit / verdeckte Konflikte
- nicht bewusstes Handeln


Wir sind überzeugt, dass weit mehr Arten der Verschwendung existieren bzw. für Lean Administration relevant sind und unsere Liste nicht abschließend ist.

Damit wird erkennbar, dass die Übertragung der bekannten Systematisierung aus der Produktion unseren Blick eher trübt, wenn wir Lean Organisationsprinzipien nutzen wollen, um Denkarbeit im Fluss zu halten.

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