Neue Herausforderungen

Lässt sich die Produktivität während oder nach der Corono-Krise deutlich steigern? Die Frage wird sich nicht für alle Unternehmen und Geschäftsmodelle mit Ja beantworten lassen. Dennoch lohnt es sich die Fragestellung genauer anszuschauen. Aktuell gibt es, natürlich neben der Liquidität, zwei enorm wichtige Aspekte für Unternehmen, um eventuekll sogar gestärkt aus der Corona-Krise herauszugehen.

Das HomeOffice endlich als Chance begreifen

Der erste Aspekt ist die Herausforderung einen Teil oder sogar die komplette Belegschaft ins HomeOffice zu bitten. So werden soziale Kontakte vermieden und die Ausbreitung des Virus verzögert. Es bietet sich hier aber auch die enorme Chance die Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen. In unseren Projekten erleben wir es leider immer wieder, dass eine konzentrierte Arbeitsweise kaum möglich ist. Zu groß sind die Störfaktoren in Form von Telefon, spontanen Kundenbesuchen oder ständigen Rückfragen der Kolleginnen und Kollegen. Diese Störungen verursachen einen massiven Anteil von Multitasking und damit, laut verschiedener Studien, einen Rückgang der Produktivität um rund 40%.

Natürlich gibt es im HomeOffice auch eine Vielzahl von möglichen Störquellen, aber in der Regel haben wir in den eigenen vier Wänden eine viel bessere Einflussmöglichkeit diese abzustellen oder zumindest zu vermeiden. An dieser Stelle muss ehrlicherweise auch die Störung „sich ablenken lassen“ genannt werden. Diese wird Zuhause deutlich sichtbar, ist aber in der normalen Büroumgebung ebenfalls vorhanden.

Fokussierung im HomeOffice ist enorm wichtig – aber leichter umzusetzen

Die Fokussierung hat im HomeOffice eine sehr wichtige Bedeutung. Fokussierung ist lediglich eine reine Übungssache und in den eigenen vier Wänden deutlich leichter umzusetzen. Es hilft enorm, wenn man sich auch im HomeOffice eine gewisse Tagestruktur aneignet und sich morgens den Tag plant. Welche Aufgaben müssen heute erledigt werden? Mit wem muss ich mich wann abstimmen. Für die Abstimmungen kann noch bewusster die Kalenderfunktion genutzt werden. Auch hilft es sich morgens mit den Kollegen zum gemeinsamen digitalen „Stand up Meeting“ zu treffen und die wichtigsten Themen zu besprechen und um den sozialen Austausch zu pflegen. Wenn in diesen Zeiten auch nur digital.

Schnell wird bemerkbar, dass Aufgaben, für die man in der Regel zwei bis drei Stunden gebraucht hat, deutlich zügiger von der Hand gehen. Bevor man erledigte (Teil-)Aufgaben zur Weiterbearbeitung an Kollegen schickt, sollte man sich die Zeit nehmen kurz zu überprüfen, ob die (Teil-)Aufgaben auch wirklich vollständig erledigt sind. So werden Rückfragen vermieden und bei sich selbst unnötige Störungen oder Reklamationen verhindert. Ein Mechanismus, der im normalen Büroalltag auch zu berücksichtigen ist, aber durch Hektik, ständige Ansprechbarkeit und Multitasking meistens zu kurz kommt. In der Ruhe liegt die Kraft.

Persönlicher Tipp

Nutzen Sie die wegfallenden Zeiten für die Arbeitswege für Aktivitäten, die normalerweise zu kurz kommen. Sport treiben, Kinder (noch mehr) bespaßen, Spaziergänge etc. Auch das bringt Energie für die Arbeit!

So schwierig es klingt – die Krise für Verbesserungen nutzen

Der zweite wichtige Aspekt ist, die jetzige Zeit für Verbesserungen zu nutzen. Gerade wenn das Tagesgeschäft abnimmt, das Geschäft vielleicht sogar geschlossen werden musste oder interne Kapazitäten frei geworden sind – nutzen sie die Zeit und packen Sie endlich Verbesserungen an!

Verbesserungen werden gerne geschoben mit dem Argument, dass das Tagesgeschäft die Zeit nicht zu lässt. Hier beißt sich die Katze schon zu Normalzeiten in den eigenen Schwanz. Bei nun ruhendem Geschäft und intern freien Kapazitäten ist spätestens die Zeit gekommen. Die angepackten Optimierungen helfen direkt beim „Hochfahren“ des Tagesgeschäft und der schnellen Bewältigung von mittelfristigen Herausforderungen.

Positive Aspekte aus dem Krisenmodus ziehen

Sollte es aktuell im Unternehmen eher an Kapazitäten mangeln, sollte kurzfristig analysiert werden, welche Prozesse, Aufgaben, Tätigkeiten, Informationen für die Erhaltung des Tagesgeschäft zwingend relevant sind. Und welche entsprechend weniger notwendig oder gar überflüssig. Hier können verschiedene schnell durchzuführende Analysemethoden helfen sich auf das Notwendige zu fokussieren.

Auch hier ist die Fokussierung wieder der springende Punkt. Dokumentieren Sie während der Krise die „Workarounds“ oder „pragmatische und helfende Maßnahmen“ und überführen Sie diese anschließend in das Tagesgeschäft im Normalzustand, um bisher bewusste oder versteckte Verschwendungen nicht weiter zu betreiben, in dem in alten Verhaltensmustern oder aufgeblähten Prozessen gearbeitet wird. Auch durch diesen Aspekt wird schon in der Krise, aber spätestens danach die Produktivität deutlich steigen.

Persönlicher Tipp

Alle Mitarbeiter müssen in dieser schwierigen Zeit mehr Verantwortung übernehmen und weitreichendere Entscheidungen treffen als zuvor. Das ist richtig und wichtig, um schneller auf die Veränderungen durch die Krise reagieren zu können. Versuchen Sie das auch nach der Krise beizubehalten. Ändern sie Führungsstile und übertragen sie mehr Verantwortung auf mehr Schultern.

Foto: Unsplash.com

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