ARBEITSORGANISATION

Ein kritischer Erfolgsfaktor von Unternehmen ist eine reibungslos funktionierende und zukunftsfähige Arbeitsorganisation. Doch wie gestalten wir heutzutage unsere Arbeit – vor dem Hintergrund der Auswirkungen, welche die Digitalisierung, die Globalisierung, der gesellschaftlicher Wandel und die Automatisierung auf unsere Abläufe und Zusammenarbeit haben? Die Veränderung unserer Arbeitswelt kommt mit einer enormen Geschwindigkeit auf uns zu. Wie schaffen wir es diese Geschwindigkeit aufzunehmen, statt von ihr überrannt zu werden? Wie schaffen wir es weniger Hektik und Druck in unseren Arbeitsalltag zu bringen? Gemeinsam mit Ihnen, gehen wir den Weg in eine effiziente und zukunftsfähige Arbeits-
organisation.

Mit uns erlernen Sie, wie Sie mehr Durchsatz in weniger Zeit schaffen können.

#1 ARBEITSORGANISATIONS-CHECK

Zunächst setzen wir uns mit Ihnen zusammen und stellen gezielte Fragen rund um das Thema Arbeitsorganisation um einen Überblick zu bekommen in welchen Bereichen Ihre Organisation Optimierungspotentiale hat. Wie zufrieden sind Ihre Kunden und Ihre Mitarbeiter? Wie steht es mit der Lieferqualität und den Lieferzeiten Ihrer Dienstleistung? Wie sind die Abläufe in Ihrem Unternehmen? Wie viele Reklamationen haben Sie? Wie viel Verwaltungsaufwand? Wie kommunizieren Sie untereinander? Wie arbeiten Sie zusammen? Und und und…

Ihre Antworten kombiniert mit unseren Erfahrungen und Werkzeugen liefern die Basis, um verborgene Ursachen, statt Symptome für Produktivitätsverluste zu identifizieren. Dabei können sich die Potentiale auf drei Ebenen befinden: dem einzelnen Mitarbeiter, einer Abteilung/Bereich/Projekt oder der ganzen Firma. Wir analysieren Ihre betrieblichen Abläufe und die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter und nutzen dabei verschiedene Analyse-Werkzeuge insbesondere aus dem Lean-Management-Umfeld. Wir schaffen ein Grundverständnis für Verschwendungstätigkeiten im Arbeitsalltag und bringen allen Beteiligten die Lean Prinzipien nahe, indem wir Sie diese selbst erlernen lassen.

Nach der Durchführung des Arbeitsorganisations-Checks wissen Sie und wir wo sich Optimierungspotentiale in Ihrer Arbeitsorganisation verstecken. Als Ergebnis erhalten Sie eine detaillierte Übersicht der Handlungsfelder und erste Handlungsempfehlungen, die wir gemeinsam im Rahmen des Arbeitsorganisations-Coachings/Coachings zur neuen Arbeitsorganisation angehen. Erste kleinere Maßnahmen werden natürlich schon im Rahmen der Analyse umgesetzt!

#2 ARBEITSORGANISATION-COACHING

Nachdem wir nun wissen in welchen Bereichen sich die Schätze befinden und wir im Besitzt der Schatzkarte sind, fangen wir gemeinsam an diese zu beheben. Dabei ziehen wir die Handlungsfelder und –empfehlungen aus dem Arbeitsorganisations-Check heran und definieren einen Maßnahmenplan.

Jetzt geht es in die konkrete Umsetzung: Wir helfen Ihren Mitarbeitern dabei sich selbst zu organisieren, Multitasking zu vermeiden, Zeitfresser und Störungen zu beseitigen. Das fokussierte Arbeiten an den wirklich wichtigen Aufgaben kommt dann ganz von alleine. Ihre Mitarbeiter werden zufriedener sein, mehr erledigen und ihr Potential voll entfalten können.

Des Weiteren werden wir Transparenz über anliegende Aufgaben schaffen und für eine optimale Aufgabenverteilung und Durchlaufzeiten sorgen. Dieses Ziel kann zum Beispiel durch die Gestaltung eines gemeinsamen Arbeitsvorrates und die Einführung von Pull-Prinzipien in Teams und Abteilungen erreicht werden. Darüber hinaus ebnen wir den Weg, dass wichtige Informationen z.B. in Bezug auf Ihre Unternehmensstrategie und –Ziele auf allen Mitarbeiterebenen ankommen, indem wir passende Kommunikationskanäle und –plattformen etablieren, welche Orientierung schaffen.

Wir unterstützen Sie bei der Qualitätssicherung durch die Installation wirksamer Qualitätsmaßnahmen wie 4-Augen-Prinzipien, Lessons-Learned oder Scrum. Ihre Mitarbeiter werden außerdem von uns ermutigt im richtigen Moment neue Ideen zu generieren und diese wirksam umzusetzen. Dies gelingt durch Innovationszeiten oder KVP. Dadurch schaffen wir die Voraussetzung, dass sich jeder kontinuierlich selbst und somit gleichzeitig Ihr Unternehmen verbessert.

Nachdem wir die gemeinsame Reise in Ihre maßgeschneiderte Lean-Welt angetreten und erste Maßnahmen auf dem Weg zu effizientem Arbeiten umgesetzt haben, geht es darum die neu erlernten Arbeitsweisen zu Gewohnheiten werden zu lassen. Erst wenn sich gewisse Routinen entwickelt haben und Ihre Mitarbeiter nicht mehr darüber nachdenken müssen, wie sie beispielsweise ihren Tag strukturieren und ihre Aufgaben verteilen, tritt kontinuierliche Verbesserung ein. Es ist ein Wandel in den Köpfen aller Beteiligten nötig. Bei diesem Wandel werden wir Sie als vertrauensvoller Partner durch regelmäßige Coaching- und Review-Termine begleiten. Wir bauen eine langfristige Beziehung zu Ihnen auf und unterstützen Sie dabei, dass Ihre Mitarbeiter die Anwendung der Lean Prinzipien wie das Fahrradfahren erlernen.

#3 ARBEITSORGANISATION DER ZUKUNFT

Inzwischen arbeiten Sie nach Lean-Prinzipien und haben die Produktivität Ihre Organisation bereits merklich gesteigert. Ihre Mitarbeiter sind zudem motivierter und zufriedener. Die Reise ist hier aber noch nicht zu Ende…

Das Bedürfnis vieler Büroarbeiter ist es, von überall aus zu arbeiten, auf relevante Daten zuzugreifen und diese in Echtzeit zu bearbeiten . Die Voraussetzung hierfür ist, dass der Großteil der Geschäftsprozesse im Unternehmen in digitalisierter Form abgelegt ist. Arbeitszeit und Arbeitsort werden dadurch flexibilisiert. Mit Laptop und Internetzugang kann in vielen Berufen theoretisch von jedem beliebigen Ort aus auf der ganzen Welt gearbeitet werden. Privates und Geschäftliches werden viel stärker miteinander verknüpft.

Auch die Rolle der Büros wandelt sich: Sie werden insbesondere für den punktuellen, formellen und informellen Austausch mit Kollegen, dem Chef und Geschäftspartnern genutzt. Entsprechend verändern sich die Räume – zum Teil wirken sie eher wie ein Wohnzimmer oder eine gemütliche Kaffeeecke, wo man sich wohlfühlt. Dadurch wie die Kreativität ganz automatisch gefördert . Der Mitarbeiter erhält mehr Verantwortung und Kontrolle über seine Arbeitszeit, die Struktur der Arbeit sowie den Ort, an dem gearbeitet wird. Gleichzeitig wird ein hohes Maß an Selbstorganisation, von den Mitarbeitern verlangt. Die Führungskraft muss entsprechend lernen, loszulassen und zu vertrauen. Sie ist primär Struktur- und nicht mehr Weisungsgeber – sie setzt den Rahmen und gibt die wichtigsten Spielregeln vor.

Hierarchiestufen werden aufgebrochen und von kollektiven Gruppenentscheidungen und Gruppenverantwortung abgelöst. Die Arbeit in Teams nimmt einen zentralen Stellenwert ein und unterschiedliche Aufgaben werden in unterschiedlichen Teams erledigt. Das Lernen findet im Team und während der Erledigung von Aufgaben statt, was im Gegensatz zum klassischen Wissenserwerb steht. Flexible Ordnungen ermöglichen es, schneller auf Probleme zu reagieren und Lösungen zu finden. Es entwickelt sich eine Unternehmenskultur, die auf einem außergewöhnlichen Wir-Gefühl, gegenseitigem Vertrauen und Wertschätzung, einer offenen Kommunikation sowie Respekt voreinander und vor den verschiedenen fachlichen Schwerpunkten, basiert. Diese Entwicklungen gipfeln in einer noch höheren Mitarbeitermotivation, -zufriedenheit und letzten Endes wieder in gesteigerter Produktivität.

Sie sehen, es geht NOCH besser! Allerdings kann dieser Unternehmenswandel natürlich nicht von heute auf morgen passieren. Wir werden Sie dabei unterstützen, zunächst Ihre Strategie und Ziele in Bezug auf Ihre Arbeitsorganisation der Zukunft zu definieren. Wie soll und kann die Arbeit von morgen in Ihrem Unternehmen aussehen? Was passt zu Ihnen? Was können Sie sich vorstellen? Wir werden gemeinsam mit Ihnen Ihre Prozesse anschauen und erarbeiten, welche davon digitalisiert werden können. Wir werden Ihre Mitarbeiter begleiten, dass diese den Umgang mit der neu gewonnenen Eigenständigkeit und Freiheit erlernen sowie das frei gewordene Potential im Sinne Ihres Unternehmens nutzen und einsetzen können. Und wir werden Sie und Ihre Führungskräfte dabei unterstützen, Ihre neue Rolle zu definieren, zu gestalten und zu leben.

So schaffen wir gemeinsam die Voraussetzung für ein erfolgreiches Unternehmen mit einer reibungslos funktionierenden und zukunftsfähigen Arbeitsorganisation – der Arbeitsorganisation der Zukunft!