Die Gedanken sind frei – Wie Lean Office trotzdem gelingt

Veröffentlicht von / 6. Januar 2016 / Kategorie: Blog / Keine Kommentare

In Unternehmen, gleich welcher Branche, gibt es zwei Grundformen von Arbeit: Handarbeit und Denkarbeit. Optimierungen erfolgen traditionell in der (Massen-)Produktion, der Welt homogener standardisierter Handarbeit. Das gängige Lean Instrumentarium umfasst Methoden wie 5S, Kanban, Kennzahlen, KVP-Kultur, Poka Yoke, Prozessstrukturanalyse, Shopfloor Management, Standardisiertes Arbeiten, Tätigkeitsstruktur- und Wertstromanalysen.

Die Verbesserungsarbeit zielt im Prinzip darauf ab, den jeweils besten Weg zu suchen, diesen zum Standard zu erklären, durch Zwangsführung und Ordnung Fehler zu vermeiden, mit Kennzahlen Abweichungen transparent zu machen und damit die Voraussetzung für schnelle Managemententscheidungen vor Ort zu schaffen.

Und was in der Handarbeitswelt überzeugend funktioniert, muss auch in der Büroarbeitswelt funktionieren. Lean Production oder Lean Office, das ist doch dasselbe, nur in unterschiedlichen Gebäuden. Oder?

Dieselben Rezepte wie in der Produktion können aber nur da helfen, wo die Bedingungen vergleichbar sind, wo Arbeit ebenso homogen, standardisiert und sichtbar ist. Und wo Denken und Handeln ebenso voneinander getrennt sind wie in der industriellen Massenproduktion.

Das ist höchstens bei standardisierter Denkarbeit der Fall, beispielsweise im Volumengeschäft von Buchhaltung und Auftragsabwicklung von Konzernen, Banken oder Versicherungen.

Damit aber nicht vergleichbar sind die Bedingungen kreativer Denkarbeit, welche tatsächlich die dominierende Form der Denkarbeit ist, denn sie wird überall dort geleistet, wo Probleme gelöst werden, wo beraten, organisiert, verkauft, verhandelt, Neues geschaffen oder geführt wird.

Anders als in der Produktion verfügen kreative Denkarbeiter über sehr unterschiedliche Talente, Erfahrungs- und Ausbildungshintergründe, was mitunter die Kommunikation miteinander erheblich erschwert. Der Erfolg ist in hohem Maße von der Sozialkompetenz der Teammitglieder abhängig. Aufgaben und Lösungswege sind selten identisch oder homogen und damit auch kaum plan-, standardisier- oder gar messbar. Überraschungen sind an der Tagesordnung, sei es in Form neuartiger Aufgabenstellungen, veränderter Parameter oder überraschenden Verhaltens von Kollegen, Kunden oder Lieferanten. Arbeitsfortschritt und Ergebnisse sind nicht greifbar, transparent und meist nur rudimentär dokumentiert. Zudem lässt sich Denkarbeit immer weniger räumlich und zeitlich in ein starres „nine to five“-Korsett sperren.

Ob wir es uns eingestehen wollen oder nicht, in kreativen Denkbereichen muss das gängige Lean Instrumentarium ins Leere laufen, denn hier dominiert der Grundsatz die Gedanken sind frei, wer kann sie erraten, sie fliehen vorbei wie nächtliche Schatten… Es gibt keine Massenprodukte, Vorgabezeiten, Zwangssteuerung oder Funktionsprüfungen. Verlauf und Ergebnisse der Arbeit hängen vielmehr vom Einzelfall, vom Umfeld, von der Kommunikation, der Sorgfalt und nicht zuletzt der Motivation der Beteiligten ab.

Es geht deshalb bei Lean Office um nicht weniger, als den Mitarbeitenden optimale Bedingungen zu bieten und sie zu motivieren, sich freiwillig und im eigenen Interesse einen effizienten Arbeitsstil anzugewöhnen und diesen nachhaltig beizubehalten. Deshalb muss die Optimierungsinitiative zunächst die Beteiligten und ihre Führungskräfte für sich gewinnen. Um Skepsis und Ängsten wirksam zu begegnen, müssen die Effizienzgewinne den Beteiligten zugutekommen. Damit bietet sich die Lean Office Optimierung vornehmlich in Wachstumsszenarien oder Situationen mit schwankendem Arbeitsanfall an.

Das bedeutet nicht, dass eine erfolgreiche Lean Office Einführung auf Standardisierung im Sinne gängiger Lean Optimierung verzichtet würde. Aber das ist jeweils nur der erste Schritt, der mitunter nicht viel bewegen wird. Zusätzliche Optimierungsbausteine sind erforderlich, die dem Wesen kreativer Denkarbeit und ihrem Bedarf an Flexibilität Rechnung tragen. Es bedarf adaptiver Lösungsmuster, die komfortabel und zuverlässig mit Überraschungen und neuen Aufgaben umgehen können.

Damit wird klar: Lean ist doch nicht Lean und die erfolgreiche Lean Office Optimierung kreativer Denkarbeit ist so etwas wie die hohe Schule der Lean Optimierung.

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