Nachtschicht in Oldenburg – eine ganz besondere Pro-bono-Beratung

Veröffentlicht von / 23. November 2018 / Kategorie: Blog / Tags: , , , / Keine Kommentare

Vor einigen Wochen startete zum ersten Mal die Nachtschicht Oldenburg. Eine Initiative mit der Idee Non-Profit-Organisationen im Oldenburger Raum gezielt mit Kreativleistung zu unterstützen. Die Idee der Nachtschicht ist nicht neu und mehrfach bewährt, aber Peter Gerd Jaruschewski sah auch in Oldenburg einen Bedarf und rief die erste Nachtschicht in Oldenburg ins Leben.

Die Herausforderung: In acht Stunden stellen Kreative und Ideengeber ihre Zeit und Leistung kostenlos gemeinnützigen Organisationen zur Verfügung. Dabei geht es nicht nur um die Ideen- und Konzeptfindung, sondern bestenfalls auch um eine direkte Umsetzung. Nicht leicht, aber machbar!

Große Anzahl von Bewerbungen von gemeinnützigen Organisationen

Nachtschicht OldenburgDie Initiative, unterstützt von der Stadt Oldenburg, der NWZ und des niedersächsischen Wirtschaftsministeriums, erhielt eine Vielzahl von Bewerbungen. Da die Zeit der kreativen Köpfe leider begrenzt ist, musste eine Auswahl getroffen werden. In einer vorherigen (demokratischen) Abstimmung wurden die drei Organisationen für die Nachtschicht Oldenburg ausgewählt. Der Verein Boumdoudoum, der Oldenburger Ernährungsrat und die Männerwohlhilfe zählten zu den glücklichen NPOs. Obwohl alle anderen Bewerber dies ebenfalls verdient hätten.

Nachtschicht: Von 18 Uhr Abends bis 2 Uhr Morgens

Dank der Unterstützung der NWZ konnte die Nachtschicht in besten Räumlichkeiten im siebten Stock des Verlagsgebäudes stattfinden. Beamer, reichlich Räumlichkeiten, Getränke und ein grossartiger Sonnenuntergang zum Start inklusive.

Wir von einfach.effizient. waren mit zwei Beratern als Unterstützung in den Gruppen „Boumdoudoum“ und des „Oldenburger Ernährungrates“ vertreten.

Boumdoudoum benötigte eine neue Webseite

nachtschicht OldenburgDer Verein Boumdoudoum ist seit Jahrzehnten in der Unterstützung eines afrikanischen Dorfes aktiv. Der Fokus liegt hierbei auf der Gewinnung von Paten für Grundschulkinder und die kontinuierliche Begleitung in deren Bildung und auch späteren beruflichen Entwicklung. Daneben gibt es viele andere Themen wie zum Beispiel die allgemeine dörfliche Entwicklung und die Unterstützung der Frauen in der Gemeinschaft. Der Förderverein ist rechtliches Rahmenwerk für die Schul-AG Boumdoudoum des Neuen Gymnasium Oldenburgs.

Die aktuelle Webseite ist ein wenig in die Jahre gekommen und bedurfte einer grundlegenden Überarbeitung. Ein erklärtes Ziel der Schüler war durch die technischen Möglichkeiten, die neue Webseite zukünftig auch selbst pflegen zu können.

Von der grünen Wiese zur neuen Webseite in acht Stunden

Im Boumdoudoum Team war neben einfach.effizient. noch Webentwickler Rainer Gavelis (Agentur Mangoblau, Webdesignerin Amelie Hülsmann (CEWE), Grafikdesignerin Katja Reiche (Designpart) und Grafikerin Lisa Bruns (Engel & Helden).

Boumdoudoum bei der Nachtschicht OldenburgIm ersten Schritt ließen wir Kreative uns von der Lehrerin Anke Zimmer die Arbeit des Vereins vorstellen, um eine genaue Idee von deren großartiger Arbeit zu bekommen. Schon nach kurzer Zeit waren wir von den Eindrücken und Erzählungen von Anke Zimmer gefesselt und mussten aufpassen, dass wir auch noch ins tatsächliche Doing wechseln. Auch wenn wir die acht Stunden sicherlich komplett mit dem Zuhören der Anekdoten und Geschichten einzelner Schülerinnen und Schülern im Dorf Boumdoudoum verbringen hätten können.

Nachdem die erste halbe Stunde verflogen war, nahmen wir uns aber noch eine weitere halbe Stunde Zeit gemeinsam die technischen Funktionen und grundsätzlichen Herausforderungen zu dokumentieren. Unter anderem was die Besucher der neuen Webseite in erster Linie tun sollen. Sich also nicht nur über den Verein, dessen Arbeit und das Dorf Boumdoudoum zu informieren, sondern auch möglichst niedrigschwellig eine direkte Unterstützung in Form einer finanziellen Spende leisten zu können.

Weitere Anforderungen waren: Generelles Kontaktformular, Formular zum Abschluss einer Patenschaft, Newsletterfunktion, Blog, mobile Ansicht, Statistik in Form von Google Analytics, Möglichkeit der Mehrsprachigkeit und ein klares Design.

Also eine Menge zu tun für die verbleibenden sieben Stunden.

Paralleles Arbeiten: Kanban für die Transparenz der jeweiligen Aufgaben

Damit wir die großen und auch eine Vielzahl von kleinen Aufgaben bewältigen konnten, bauten wir auf die Schnelle ein analoges Kanban-Board auf. Dies ermöglicht eine komplette Transparenz für die noch anstehenden, aktuell zu bearbeitenden und bereits abgeschlossenen Aufgaben und ein agiles Abarbeiten der Aufgaben nach Fachgebiet und ohne organisatorischen Wasserkopf.

Kanban Board für Aufgaben Kanban Kanban für Aufgabenorganisation

Zudem konnten wir jederzeit einschätzen, wie wir im Zeitplan liegen und auch die Priorisierung der kleinteiligen Aufgaben war sehr eindeutig. Im Verlauf der Nachtschicht wanderten immer mehr Aufgaben von den linken in die rechte Spalten und somit auf „Erledigt“. Drei Minuten vor Ende war es uns dann tatsächlich möglich die letzte Aufgabenkarte in die Spalte „Erledigt“ zu verschieben. Ein sehr gutes Gefühl!

Paralleles Arbeiten: Kreativ & Technik

Um aber zuvor überhaupt soweit zu kommen, war eine Aufteilung des Teams und eine gleichzeitige Abarbeitung der anstehenden Aufgaben notwendig. So installierte das „Tec-Team“ als erstes das CMS WordPress, um die technische Grundlage der neuen Webseite zu implementieren. Währenddessen interviewte das Kreativteam die Lehrerin Anke Zimmer für noch tiefergehende Eindrücke.

KreativworkshopHieraus entwickelte das Kreativteam in einem pragmatischen Storytelling die Idee, die Geschichte des Jungen Eric auf der neuen Webseite zu erzählen. Eric war einer der ersten Schüler die der Verein unterstützte. Inzwischen bis zum Studium und nun auch im Berufsleben. Eine emotionale Story fesselt den Besucher und ermöglicht so eine besseres Erlebnis auf der neuen Webseite des Vereins.

Von der Ideenentwicklung zur Umsetzung

Waren die ersten Stunden der Nachtschicht noch von teils hektischer Betriebsamkeit zur Ideenfindung geprägt, so verstrichen die letzten beiden Stunden in nahezuer Stillarbeit und einer leisen und konstruktiver Atmosphäre. Den Fortschritt der Umsetzung konnten alle am Kanban-Board verfolgen und Dank der Fokussierung konnten alle Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden.

Die Nachtschicht Oldenburg endete schließlich um 2 Uhr Morgens mit einer Vorstellung der jeweiligen Projekte. Denn parallel haben auch die beiden anderen Non-Profit-Organisationen mit der Unterstützung der Kreativteams viel erarbeitet und umgesetzt. So war es ein tolles Erlebnis in den frühen Morgenstunden gemeinsam den Erfolg der Nachtschicht bei einem Glas Sekt feiern zu können.

Über den Autor
Als Lean Berater bei einfach.effizient. ist Valentin Tomaschek mit dem Schwerpunkt agile Arbeitsorganisation bestens vertraut und schlägt hier die Brücke zur Digitalisierung.

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