PROZESSOPTIMIERUNG

Unternehmen sind in der heutigen Geschäftswelt mehr denn je mit einer zunehmenden Komplexität der Geschäftsmodelle konfrontiert. Die Situation spiegelt sich in Unternehmen durch eine verlängerte und schnelllebige Wertschöpfungskette wieder. Gleichzeitig bedingt der Markt eine steigende Kundenauftragsorientierung und Qualitätsverantwortung, um sich dadurch von den Wettbewerbern zu differenzieren. Zudem müssen zukunftsträchtige Unternehmen heutzutage mehr denn je in der Lage sein praxistaugliche Geschäftsprozesse zu schaffen und diese flexibel an die laufenden Veränderungen zu orientieren.

In diesem Zuge sind in den letzten Jahren die Begrifflichkeiten Prozessmanagement und gleichbedeutend die Optimierung von Geschäfts- bzw. Bereichsprozessen vermehrt in den Fokus der Geschäftswelt geraten, um die steigende Komplexität zu meistern. Viele Unternehmen haben jedoch aufgrund des laufenden operativen Geschäfts nicht die erforderliche Zeit und Kapazität, um das Thema alleine zu bewältigen. Zudem stehen sie vermehrt vor der Gefahr einer Betriebsblindheit, die dafür verantwortlich ist Verbesserungspotenziale oder Schwachstellen in Abläufen nicht zu erkennen.

Wir begleiten Sie als externer Kompass zur Orientierung auf Ihrer Fahrt in einen sicheren Hafen, um Sie dadurch „Fit für die Arbeit der Zukunft“ zu machen und einen langfristigen Unternehmenserfolg sicherzustellen.

#1 PROZESS-CHECK

Bevor wir jedoch gemeinsam die Segel setzen können, bedarf es einer Standortbestimmung und damit einer ausführlichen Analyse der IST-Situation. Dies kann sowohl auf Einzelprozessebene, wie bspw. dem Wareneingang oder der Produktion geschehen als auch auf der Ebene des gesamten Geschäfts- bzw. Abwicklungsprozesses. Der Detaillierungsgrad ist dabei von Unternehmen zu Unternehmen abhängig – Je nach Aufwand und Komplexität der Prozesse.

Der Fokus der Prozessanalyse kann dabei unterschiedliche Ausmaße annehmen, je nachdem welche Vorkenntnisse bzw. Dokumentationen bereits vorliegen.
In diesem Sinne beinhaltet der Prozess-Check anfänglich die Aufnahme bzw. Visualisierung von Prozessen. Teil der IST-Analyse von Prozessen ist die Fokussierung auf wertschöpfenden Tätigkeiten und auf vorhandene Verschwendungen. Im gleichen Zuge werden den einzelnen Prozessschritten Schwachstellen bzw. Potentiale zugeordnet, die auf diese Weise direkt Funktionen, Schnittstellen, Arbeitsweisen, Medien oder Software zugewiesen werden können. Das Besondere dabei ist jedoch, dass diese Verbesserungen im Gesamtkontext der Organisation gesehen werden können und nicht lediglich Einzelaktivitäten beinhalten.

Zur weiteren Verwendung werden die aufgenommen Prozess digital aufbereitet, bspw. im klassischen Flow-Chart (Flussdiagramm) anhand Microsoft Visio oder im BPMN / BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) bspw. Anhand Camunda.

Sofern bereits Prozessdokumentationen oder eine Prozesswelt aufgrund einer bestehenden Zertifizierung (bspw. die Qualitätsnorm ISO 9001 etc.) existieren, gestaltet sich die Vorgehensweise einfacher. So kann ganz gezielt auf die Anforderungen dieser Norm, z.B. in Bezug auf eine Chancen- / Risiken-Beurteilung oder Prozessindikatoren (KPI’s), eingegangen werden.

Für die Aufnahme bzw. Analyse greifen unsere Mitarbeiter auf ein fundiertes Erfahrungs- und Expertenwissen zurück und bringen erprobte Vorgehensweisen aus vorherigen Optimierungen mit in das Projekt. Die verwendeten Methoden sind dabei unter Anderen:

  • Makigami
  • Flowchart-Abbildungen
  • Swimlane-Abbildunggen
  • Prozess-Workshop
  • Schnittstellen-Workshops
  • Einzelarbeitsplatzanalyse

Die identifizierten Potentiale und Schwachstellen werden in Handlungsfelder mit entsprechenden Aktivitäten erarbeitet und so aufbereitet, dass die Organisation auch ohne weitere Unterstützung mit der Prozessoptimierung beginnen kann.

#2 PROZESSANALYSE

Wir helfen Ihnen dabei Ihre Prozesse so aufzubauen oder optimieren, dass diese ein einfaches und effizientes Zusammenspiel zwischen Mitarbeitern, Arbeitsmitteln bzw. Materialien und Ihren Maschinen ergeben, um Ihren Kunden ein bestmögliches Resultat zu liefern.

Sie erhalten von uns eine ganzheitliche Beratung, um Ihre Prozesse so zu gestalten, dass Durchlaufzeit und Verschwendung verringert sowie Produktivität, Kundenzufriedenheit sowie Mitarbeitermotivation erhöht werden. Auf diese Weise ist Ihr Unternehmen für ein gesundes Wachstum gerüstet.

Dabei greifen wir auf unsere bewährten Prinzipien des Lean Managements, das meist durch die Prozess-Check erhaltene Gesamtprozesswissen sowie Prozessexpertenwissen zurück. Folgende Ziele verfolgt dabei die Optimierung:

  • Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufes
  • Definition von Übergabenpunkten zwischen Abteilungen, Mitarbeitern und Software.
  • Möglichkeiten einer dynamischen Prozessanpassung, um auf Überraschungen zu reagieren.
  • Aufbau eindeutiger Kommunikations- und Informationsflüsse.
  • Entwicklung eindeutiger Verantwortlichkeiten

Mit Hilfe des PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) oder auch Demingkreis genannt, stellen wir über die gesamte Laufzeit des gemeinsamen Projektes sicher, dass wir unsere bisherige Arbeit immer wieder bewerten und unser gestecktes Ziel nicht aus den Augen verlieren.

#3 PROZESSOPTIMIERUNG

Ziel dieser Phase ist die Entwicklung nachhaltiger Prozesse und damit einhergehend einer erfolgreichen und zukunftssicheren Organisation.

Den Input dafür entwickeln wir meist aus einer IST-Analyse und die daraus abgeleiteten Handlungsfelder. So können wir sicherstellen, dass sich die Aktivitäten entlang der gesamten Wertschöpfungskette orientieren und nicht nur lediglich punktuelle Veränderungen anstoßen, die möglicherweise sogar negative Auswirkungen auf andere Prozessschritte haben.

Ein weiterer Anstoß kann selbstverständlich direkt aus der Organisation kommen. Jedoch besteht dabei die Gefahr, dass nur oberflächliche Themen verbessert werden und nicht die wahre Ursache für bestehende Schwachstellen zu Rate gezogen werden.

Neben der Unterstützung bei der Umsetzung dieser Handlungsfelder werden die Organisation und dessen Mitarbeiter in der Theorie und Praxis stetig weiterentwickelt, sodass eine lernende Organisation aufgebaut wird, die sich eigenständig kontinuierlich weiterentwickelt.

Wir greifen dabei auf bewährte Methoden zurück:

  • Aufbau und Einführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)
  • Identifizierung und Einführung geeigneter Softwareunterstützung

Neben der Entwicklung und Optimierung vorhandener Geschäftsmodelle bieten unsere Leistungen ebenfalls die Möglichkeit neue Geschäftsmodell zu entwickeln. Nähere Informationen dazu finden Sie unter unseren Leistungen zum Thema Innovationsmanagement.

Durch die Kombination unsere Leistungen vervollständigen wir gemeinsam mit unseren Kunden die Fahrt in eine strahlende Zukunft.