Sparen Sie jede Woche 60 Minuten Arbeitszeit. Mit nur einmalig fünf Minuten Aufwand.

Veröffentlicht von / 29. März 2018 / Kategorie: Blog / Keine Kommentare

In unseren Lean Office Tagestrainings werden wir oft gefragt, wie wahrscheinlich es ist als einzelner Mitarbeiter die Arbeitsorganisation in einem Unternehmen überhaupt verbessern zu können. Denn als einzelner Mitarbeiter kann man ein gesamtes Unternehmen schlichtweg nicht ändern. Grundsätzlich kann man diese Aussage gerne in Frage stellen, aber wie so oft fängt es doch bei einem selbst an. Für eine individuelle Verbesserung der Arbeitsorganisation müssen keine Unternehmensrichtlinien oder Strukturen verändert werden. Doch wie könnte solch ein erster Schritt aussehen?

Haben Sie sich mal überlegt wie viele CC-Mails Sie jede Woche erhalten?

Und was passiert mit diesen CC-Mails? In der Regel lassen Sie sich von jeder neu eintreffenden E-Mail (oder der Push-Benachrichtigung) stören und Sie verfallen ins böse Multitasking. Sie wechseln also von Ihrer eigentlich wichtigen Aufgabe kurz ins E-Mail Programm und nehmen die neue CC-Mail schnell zur Kenntnis. Im schlimmsten Fall lassen Sie sich sogar mehrere Minuten ablenken, um eine CC-Mail genauer zu lesen. Anschließend müssen Sie sich wieder neu auf die eigentliche Aufgabe fokussieren. Dadurch verlieren Sie jedes Mal Zeit, weil Sie keiner wertschöpfender Tätigkeit nachgehen.

Ein Vorschlag: Werden Sie Ihre CC-Mails los!

Das Verfallen ins Multitasking betrifft natürlich nicht nur CC-Mails, sondern jegliche E-Mail und sogar jede Störung. Von den CC-Mails kommen Sie aber relativ schnell los, in dem Sie einfach eine neue Regel in Ihrem E-Mail Programm einrichten. Lassen Sie jede E-Mail in der Sie nicht als direkter Empfänger definiert sind automatisch in einen Unterordner „CC-Mails“ Ihres Posteinganges sortieren. Schon gehen wichtige E-Mails nicht mehr in der CC-Mail Flut unter, Ihr Postfach wird entschlackt und Sie werden weniger gestört.

Um nicht direkt einen kalten Entzug von Ihren CC-Mails durchmachen zu müssen, könnten Sie für den Anfang täglich zum Feierabend den Unterordner „CC-Mails“ durchschauen. Haben Sie das Gefühl wirklich was zu verpassen? Wenn nicht, könnten Sie das grobe Durchsehen auch auf einmal wöchentlich reduzieren. So entwöhnen Sie sich nach und nach vom Automatismus ständig E-Mails zu lesen die an Sie nur zur passiven Kenntnisnahme geschickt werden. Kommt tatsächlich eine Nachfrage zu einem Sachverhalt, können Sie auch weiterhin jederzeit in Ihrem E-Mail Programm die Informationen finden.

60 Minuten sparen, nur durch den Verzicht von CC-Mails?

Die Rechnung ist relativ simpel. Nehmen wir mal an, dass Sie jede Woche 60 CC-Mails erhalten. Auf jede werden Sie durchschnittlich mindestens eine Minute Zeit aufwänden. Dabei ist noch nicht die Zeit eingerechnet, die Ihnen durch Multitasking verloren geht. Die eingesparte Zeit variiert natürlich nach dem individuellem Empfang von CC-Mails, aber unserer Erfahrung nach kann diese Zahl auch in kleinen und mittleren Unternehmen deutlich höher liegen.

Die neu gewonnene Arbeitszeit können Sie nun natürlich auf verschiedenste Art nutzen. Entweder um mehr zu schaffen, in Innovationen investieren oder Sie gehen Freitags einfach mal pünktlich ins Wochenende. 😉

Über den Autor
Als Lean Berater bei einfach.effizient. ist Valentin Tomaschek mit dem Schwerpunkt agile Arbeitsorganisation bestens vertraut und schlägt hier die Brücke zur Digitalisierung.

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