Digitale Wertschätzung

Wertschätzende Kommunikation im virtuellen Meeting

Besprechungen finden mittlerweile häufig virtuell statt. Für diese Art des Austausches gelten besondere Regeln da sich virtuelle Meetings in vielerlei Hinsicht von Präsenztreffen unterscheiden. Nachfolgende Grundregeln können dabei unterstützen, auch online eine persönliche und wertschätzende Kommunikation zu pflegen. Diese trägt zu einer vertrauensvollen Arbeitsatmosphäre bei, unterstützt das „Wir-Gefühl“ und ist Basis für eine konstruktive und erfolgreiche Zusammenarbeit.

Fokussierte Aufmerksamkeit

Die Ablenkungsgefahr bei virtuellen Meetings ist deutlich größer als bei Präsenzveranstaltungen. So werden gerne mal einkommende E-Mails nebenbei gelesen, der Terminkalender für die anstehende Woche gecheckt oder der aktuelle Chat im Smartphone aus dem Augenwinkel beobachtet. In Präsenzveranstaltungen gilt dieses Verhalten als unhöflich. Achte deshalb auch in virtuellen Meetings auf ein wertschätzendes Verhalten durch Fokussierung und ungeteilte Aufmerksamkeit. Hilfreich sind dabei Kommunikationsregeln, die am Anfang jeden Meetings vereinbart werden und für alle Teilnehmer verbindlich sind.

Störfaktoren vermeiden

Nebengeräusche werden in virtuellen Meetings intensiver wahrgenommen. Ob das Klappern der Kaffeetasse, das Rascheln der Mitschriften oder das Klingeln des Telefons. In unserem Nervensystem löst jede akustische Störung eine Stressreaktion aus. Unser Ohr muss in solchen Momenten mehrere Geräusche gleichzeitig verarbeiten und nach wichtigen und unwichtigen Informationen filtern. Die Konzentration lässt nach, das Zuhören wird anstrengender. Achte deshalb bewusst auf eine störungsfreie Umgebung und schalte alle Nebengeräusche, wie z.B. Push-Benachrichtigungen, aus. Auch technische Lösungen können störungsfreies konferieren unterstützen: Insbesondere bei größeren Teilnehmerzahlen kann es sinnvoll sein, die Mikrofone nur für Redebeiträge freizuschalten.

Teilnehmer bewusst wahrnehmen

Je nach Art und Technik der virtuellen Kommunikation stehen uns unsere Sinnesquellen nur eingeschränkt zur Verfügung. Eine Videokonferenz bietet uns den Vorteil alle Teilnehmer auch visuell wahrnehmen zu können. Deshalb sollte eine Grundregel bei Videokonferenzen gelten: Kamera an! Uns visuell zu zeigen fördert Offenheit und Vertrauen. Aber auch unser Gespür und unsere Wahrnehmung werden geschärft. So nehmen wir wichtige Sinnesfaktoren, wie die Stimmlage des Gegenübers, die Modulation und auch die Töne „zwischen den Zeilen“ unserer Gesprächspartner wahr. Ironie und Sarkasmus können virtuell eher zu Missverständnissen führen. Nutze deshalb eine klare und eindeutige Sprache, damit Botschaften auch „richtig“ ankommen.

Aktive Interaktion

Ein guter Start ins Meeting ist Gold wert. Plane zu Beginn des virtuellen Meetings eine kurze Warmup-Runde ein. Die Teilnehmer können im virtuellen Meetingraum ankommen und sich einen Überblick über die Gesprächsrunde verschaffen. So bleibt Zeit für lockeren Small-Talk mit einem schönen Nebeneffekt: jeder kommt zu Wort und mögliche Sprachhemmungen können reduziert werden. Während des Meetings gilt: höre aktiv zu, falle anderen nicht ins Wort und achte auf kurze und prägnante Redebeiträge. Frage nach Rückmeldungen, so dass ein interaktiver und lebendiger Austausch stattfinden kann. Bei großen Runden kann es sinnvoll sein, einen Moderator aus dem Team zu wählen, der durch das Meeting leitet und Wortmeldungen sammelt.

Foto: Unsplash.com

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