Mehr schaffen

Büros sind in vielen Unternehmen immer noch durchsetzt von intransparenten Prozessen und Informationssilos. Diese Silos zeigen sich verstärkt in Form von Papier, findet man aber auch in Form von E-Mail Postfächern, Excel Tabellen und To-do-Listen. Aufgaben werden von Führungskräften und/oder nicht optimalen Prozessen durch die Organisation gepusht. Ein Ausgleich der Kapazitäten (in diesem Fall die Mitarbeiter) kann so nicht stattfinden. Die Folge sind personelle Engpässe, lange Liegezeiten von Aufträgen und internen Aufgaben und eine hohe verschwendete Arbeitszeit (nach unserer Projekterfahrung rund 50%). Da bleibt nicht nur der Mensch auf der Strecke, sondern in der Regel auch die Rendite.

Was wir brauchen ist Transparenz. Und Sinn!

In vielen unserer Projekte hat sich die Kanban-Methode für die Herstellung von Transparenz und deutlicher Senkung der Verschwendung von Arbeitszeit bewährt. Ursprünglich aus der Logistik kommend, hat diese Methode, stark abgewandelt, über die Softwareentwicklung den Einzug in die Büros und Organisationen gefunden. Kanban darf nicht als weitere To-do-Liste verstanden werden, sondern macht Aufgaben- und Auftragsbestände sichtbar und visualisiert diese in einer Form, sodass personelle und prozessuale Engpässe auf einen Blick erkennbar werden mit dem Ziel Aufgaben und Aufträge mit möglichst geringer Durchlaufzeit abzuschließen, anstatt sie zu verwalten. Durch die Visualisierung ist der Fokus allen im Unternehmen klar und der Sinn der Tätigkeiten und der jeweilige Eigenanteil am Erfolg des Unternehmens wandert in den Fokus jedes einzelnen.

Ineffiziente Arbeitsweisen und Prozesse schnell aufdecken

Die Visualisierung und damit aufkommende Transparenz haben noch einen weiteren Vorteil: Ungleiche oder gar fehlerhafte Arbeitsweisen werden ebenfalls transparent und können zukünftig abgestellt werden. Unnötige oder falsch platzierte Prozessschritte können wegfallen oder optimiert werden. Das gilt auch für Phasensprünge innerhalb des betrieblichen Kernprozesses. Immer wieder erleben wir, dass Aufträge eine neue Prozessphase beginnen, obwohl die vorherige gar nicht vollständig abgeschlossen ist. Dies äußert sich in Rückfragen zur vorherigen Abteilung oder des jeweiligen Ansprechpartners. Die Kommunikation in Unternehmen ist wichtig und richtig, die organisatorischen Rückfragen stellen jedoch einen enormen Verschwendungstreiber dar. Jede Rückfrage sollte als interne Reklamation gesehen werden. Da kann sich leicht die Frage gestellt werden: Sind Sie noch beschäftigt oder arbeiten Sie schon?

Weniger unnötige organisatorische Kommunikation – dafür mehr fachliche!

Auch hier schafft Kanban Abhilfe. Nicht nur, dass der Status der jeweiligen Aufgabe oder des Auftrages transparent und eindeutig ist. Wir schaffen damit auch den Raum für eine zielgerichtete Kommunikation. Raus aus E-Mail-Diskussionen, störenden Telefonaten und langen Liegezeiten, weil der Kollege oder die Kollegin gerade nicht am Platz ist.

Ob analog oder digital: Die Kanban Methode ist eine sehr effektive und individuelle Lösung für die Beschleunigung des Unternehmens mit einem sehr niedrigschwelligen Einstieg. Aber Vorsicht: Es kann süchtig machen!

Foto: Unsplash.com

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Durch die weitere Nutzung der Seite stimmst du der Verwendung von Cookies zu. Weitere Informationen

Die Cookie-Einstellungen auf dieser Website sind auf "Cookies zulassen" eingestellt, um das beste Surferlebnis zu ermöglichen. Wenn du diese Website ohne Änderung der Cookie-Einstellungen verwendest oder auf "Akzeptieren" klickst, erklärst du sich damit einverstanden.

Schließen